Телефонные разговоры сотрудников. 1. Служебные разговоры с личного телефона. 2. Личные разговоры со служебного телефона.

1. Служебные разговоры с личного телефона.
Разговоры по личным сотовым телефонам: НДФЛ и ЕСН
Налогоплательщик обратился в Минфин России с вопросом об обложении налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумм компенсационных выплат работнику за использование его личного мобильного телефона. На этот запрос специалисты финансового ведомства ответили письмом от 2 марта 2006 г. N 03-05-01-04/43 (далее - Письмо).
Минфин России указал, что денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом в пределах установленных организацией размеров. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.
Анализируя данное Письмо, в первую очередь хотим обратить внимание, что оно отнюдь не является сенсационным, поскольку ранее финансовые органы уже затрагивали этот вопрос.
Так, в письме от 3 сентября 2004 г. N 03-05-01-04/9 Минфин России изложил позицию, согласно которой денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров.
Оба письма говорят о необходимости документального подтверждения экономического обоснования данных расходов, однако ни одно из них не указывает, каких документов будет достаточно для документального подтверждения данных расходов.
Поэтому, на наш взгляд, необходимо остановиться именно на вопросе документального подтверждения расходов на использование личного сотового телефона. Следует определить, что будет являться документальным подтверждением как того, что данные расходы понесены сотрудником в рабочих целях, т.е. носят производственный характер, так и того, что право собственности на используемое имущество принадлежит работнику.
Прежде всего необходимость служебного использования личного мобильного телефона сотрудника и размер компенсации надо закрепить в соответствующих распорядительных документах.
По нашему мнению, здесь возможно несколько вариантов:
1) закрепить размер возмещения расходов в соглашении между работником и работодателем в письменной форме в виде отдельного документа. Данный вариант рассмотрен в письмах Минфина России от 2 марта 2006 г. N 03-05-01-04/43, от 2 ноября 2004 г. N 03-05-01-04/72
2) зафиксировать размер возмещения расходов в должностной инструкции. Данный вариант рассмотрен в письме Минфина России от 23 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/275;
3) указать размер возмещения расходов в трудовом договоре. Данный вариант рассмотрен в письме Минфина России от 31 декабря 2004 г. N 03-03-01-04/1/194.

Таким образом, организация, по нашему мнению, вполне может выбрать один из предложенных вариантов и закрепить размер возмещаемых расходов в соглашении, либо в должностной инструкции, либо в трудовом договоре.

Однако помимо указания размера возмещаемых расходов в распорядительных документах для того, чтобы данные расходы были экономически обоснованными, необходимо также доказать, что работник использовал личный мобильный телефон в рабочих целях.

Производственный характер таких расходов могут подтвердить следующие документы:
служебная записка работника с описанием причин разговоров с личного сотового телефона;
подробная детализация счета;
приказ или распоряжение руководителя об оплате стоимости разговоров.
Отметим, что необходимость детализации ранее уже затрагивалась контролирующими органами.
Так, УМНС России по г. Москве в письме от 22 декабря 2003 г. N 27-08/70659 указало, что для освобождения от налогообложения расходов физического лица по оплате телефонных переговоров с использованием сотовой (мобильной) связи необходимо документальное подтверждение производственного характера таких разговоров. К таким документам, по мнению столичного налогового управления, могут быть отнесены:
договоры об оказании услуг связи;
детализированные счета телефонных станций с предоставлением оператором сотовой связи всех номеров абонентов, перечня стран, дат, конкретных телефонов;
наименования фирм, с которыми велись переговоры;
иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.
Другими словами, детализация счета - пожалуй, один из самых необходимых документов для доказательства того, что работник использовал личный мобильный телефон именно в рабочих целях, а не в своих личных.

Однако судебная практика не столь однозначна.
Например, Арбитражный суд Московской области в решении от 3 августа 2005 г. N А41-К2-5347/05 указал, что документами, подтверждающими расходы, понесенные работником при использовании сотового телефона в рабочих целях, являются счета телефонной станции. Что касается детализации телефонных разговоров с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, то суд указал, что требования налоговых органов в данной части несостоятельны, поскольку детализация телефонных переговоров не предусмотрена какими-либо нормативными актами.
А вот ФАС Московского округа в Постановлении от 19 февраля 2003 г. по делу N КА-А40/462-03 косвенно указал на необходимость детализации.
Суд исключил стоимость телефонных переговоров, произведенных в выходные дни, из совокупного дохода работников общества при исчислении и уплате в бюджет НДФЛ, поскольку из детализации счетов, представленных обществом, было видно, что звонки были сделаны на служебные номера. В противном случае, по нашему мнению, суд бы не признал данные расходы экономически обоснованными в отсутствие детализации счета.
В любом случае, если вы не хотите идти в суд, рекомендуем все-таки иметь в наличии детализацию счета.
А вот что касается документального подтверждения права собственности на личный сотовый телефон, то, на наш взгляд, требования Минфина России в этой части не совсем обоснованны.
В данном случае неважно, каким сотовым телефоном пользуется сотрудник и находится ли данный телефон в собственности сотрудника. Мы полагаем, что значение будет иметь вопрос, на чье имя зарегистрирован номер сотрудника, т.е. SIM-карта. Если она не зарегистрирована на работника, у налогового органа вполне обоснованно возникнут сомнения в том, что именно сотрудник общества звонил с личного сотового телефона в рабочих целях.
В заключение отметим, что в принципе судебная практика по вопросу исключения компенсационных выплат из налоговой базы по налогу на доходы физических лиц и налоговой базы по единому социальному налогу в основном складывается в пользу налогоплательщика.
Так, ФАС Московского округа в Постановлении от 19 февраля 2003 г. по делу N КА-А40/462-03 указал, что, поскольку телефонные переговоры работников общества носят производственный характер, стоимость этих переговоров правомерно исключена из совокупного дохода физических лиц при исчислении и уплате в бюджет НДФЛ. Аналогичная позиция была высказана и ФАС Уральского округа в Постановлении от 29 ноября 2005 г. по делу N Ф09-5353/05-C2.

Интересные комментарии: ремонт компьютеров на чкаловской заказ мобильные телефоны zakazat.ru
Телефон и sim-карта принадлежат сотруднику

Иногда сотрудник использует в работе свой личный телефон. При этом возможно две ситуации: сотрудник пользуется телефоном для работы постоянно и время от времени.
Сотрудник пользуется личным телефоном в служебных целях постоянно. Если фирма возмещает стоимость разговоров с личного телефона постоянно, то условие о том, что сотовый телефон работника используется в производственной деятельности, нужно прописать в трудовом договоре.
Из статьи 188 Трудового кодекса РФ следует, что компания должна выплачивать сотруднику компенсацию за использование телефона, а также компенсировать расходы по оплате разговоров, сделанных в служебных целях.
Мы рекомендуем определить единую сумму компенсации. Сделать это можно исходя из предположительной суммы износа телефона и средних расходов сотрудника на служебные разговоры. Размер компенсации можно прописать в отдельном соглашении либо внести изменения в трудовой договор.
В налоговом учете компенсацию работнику за использование его имущества в деятельности организации следует включить в расходы по оплате труда (подп. 25 ст. 255 Налогового кодекса РФ). Эта выплата будет учитываться при расчете налога на прибыль.
А вот НДФЛ и ЕСН с суммы компенсации платить не нужно. Ведь она не является выплатой в пользу работника, а лишь компенсирует его служебные расходы.
Сотрудник пользуется личным телефоном в служебных целях время от времени. Бывает, что стоимость разговоров с личных телефонов работнику возмещают не постоянно, а от случая к случаю. Например, только во время нахождения работника в командировке. В этом случае для того, чтобы компенсировать работнику расходы, нужно оформить распоряжение руководителя, в котором будут указаны фамилии работников, которым возмещается стоимость служебных переговоров с личных телефонов. Работник должен написать заявление с просьбой оплатить телефонные переговоры.
Расходы на связь учитываются при расчете налога на прибыль на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Сумма компенсации не облагается НДФЛ и ЕСН.

Телефон принадлежит сотруднику, а sim-карта - работодателю

Нередко бывает ситуация, когда фирма подключается к оператору, при этом сотовых телефонов у организации нет, а сотрудники ставят рабочие sim-карты в свои аппараты.
Существенный риск такого варианта - налоговики могут не признать расходы на связь экономически обоснованными. Главный довод инспекторов состоит в том, что раз нет телефонов на балансе, то не может быть и никаких затрат. Налоговики не правы. В статье 252 Налогового кодекса РФ есть два условия для признания затрат: они должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. А ставить обоснованность расходов в зависимость от того, что на балансе нет телефонов, нельзя. Такой же позиции придерживаются и судьи в постановлениях ФАС Дальневосточного округа от 22 февраля 2006 г. N Ф03-А24/06-2/56, ФАС Волго-Вятского округа от 2 февраля 2006 г. N А38-4091-12/222-2005. Однако если вы не хотите спорить с проверяющими, то можно пойти другим путем. А именно заключить договор аренды телефона.
По условиям договора сотрудник (арендодатель) предоставляет организации (арендатору) в аренду мобильный телефон за определенную плату. Таким образом, расходы фирмы будут состоять из арендной платы и из стоимости услуг связи. Арендную плату можно рассчитать исходя из предполагаемой суммы месячной амортизации аппарата. Ее фирма без проблем сможет учесть в составе прочих расходов на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Однако не забудьте, что с суммы арендной платы нужно уплатить НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ). А вот начислять ЕСН и пенсионные взносы с арендной платы фирме не нужно. Это следует из пункта 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ.
А для того чтобы бухгалтер смог учесть расходы на связь при расчете налога на прибыль, руководитель должен утвердить приказ. В нем нужно определить перечень работников, которым фирма возмещает стоимость разговоров. Подтвердят расходы документы об оплате услуг связи. А чтобы избежать споров с налоговиками, можно попросить у операторов детализированные отчеты.
С суммы расходов на мобильную связь, которую работодатель компенсирует сотруднику, ЕСН и НДФЛ платить не нужно.
" "Мобильная" бухгалтерия, или Как обосновать расходы на сотовую связь (О.В. Чугина, "Главбух", N 18, сентябрь 2006 г.)

2. Личные разговоры со служебного телефона.
Проблема личных переговоров
Работодатели, безусловно, отрицательно относятся к личным переговорам сотрудников со служебных сотовых телефонов. Дело в том, что это приводит как к налоговым потерям, так и к возрастанию загруженности бухгалтерии.
По мнению налоговых органов (с чем трудно не согласиться), если сотрудник использует сотовую связь организации в личных целях, то компания оказывает ему услугу. Данная услуга не освобождена от обложения НДС. В результате у организации появляется объект обложения НДС. Поэтому бухгалтерии придется оформить счет-фактуру и отразить это в книге продаж.
С одной стороны, в такой ситуации можно принять к вычету "входной" НДС по всем разговорам в целом - как по личным, так и по служебным, поскольку, если личные переговоры становятся операцией, подлежащей обложению НДС, "входной" НДС, связанный с этими операциями, подлежит возмещению. С другой стороны, работа по выявлению личных переговоров и их документальному оформлению для целей налогообложения достаточно трудоемка.
Начисление НДС производится вне зависимости от того, оплачивают ли сотрудники эти переговоры (например, путем удержания из заработной платы) или нет. В ст. 146 НК РФ четко сказано, что в целях начисления НДС передача права собственности на товары, результатов выполненных работ, оказание услуг на безвозмездной основе признаются реализацией товаров (работ, услуг).
В этой связи, по мнению автора, несостоятельны утверждения некоторых специалистов о том, что если организация оплатила за сотрудника стоимость его личных переговоров и не удержала с него эту сумму, то у организации не возникает права на вычет "входного" НДС. А если налог ранее был принят к вычету, то организации придется восстановить те суммы "входного" НДС, которые относятся к личным телефонным разговорам сотрудников.
Факт оплаты или неоплаты оказанных сотрудникам услуг никакого значения здесь не имеет. Важен сам факт начисления НДС. Такой вывод можно сделать из содержания п.п. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ.
Если работники расплачиваются с организацией за личные переговоры, то эти суммы должны включаться в состав доходов как выручка от оказания услуг. У налогоплательщиков появляются сложности с ЕСН, страховыми пенсионными взносами и НДФЛ. Дело в том, что необходимо строго отслеживать момент поступления счетов за мобильные переговоры и момент оплаты сотрудником личных разговоров. По мнению налоговых органов, если удержание из доходов сотрудника не производится в том же месяце, когда в организацию поступил счет на оплату сотовой связи, то работник получает дополнительный доход, подлежащий налогообложению. Данные выплаты включаются в налоговую базу по ЕСН в соответствии с п. 1 ст. 237 НК РФ, а в налоговую базу по НДФЛ - п. 2 ст. 211 НК РФ.

Пример 3. ОАО "БелСел" заключило договор с сотовым оператором о подключении к корпоративному тарифу. Сотрудник получил служебный сотовый телефон, подключенный по этому тарифу. Согласно заключенному с работодателем соглашению все звонки личного характера оплачиваются сотрудником путем удержания из его заработной платы. В соответствии с полученной от оператора распечаткой за июнь 2006 г. стоимость личных звонков сотрудника составила 360 руб., в том числе НДС - 55 руб. Эта сумма была удержана из июньской заработной платы.
В бухгалтерском учете общества сделаны записи:
Д-т 90-2, К-т 60 - 305 руб. (360 - 55) - отражена стоимость услуги сотовой связи, использованной работником в собственных целях;
Д-т 19, К-т 60 - 55 руб. - отражена сумма НДС по приобретенным услугам связи;
Д-т 90-3, К-т 68, субсчет "Расчеты по НДС" - 55 руб. (305 руб. х 18%) - начислен НДС на оказанную сотруднику услугу;
Д-т 73, К-т 90-1 - 360 руб. - отражена стоимость услуги сотовой связи, использованной работником;
Д-т 68, субсчет "Расчеты по НДС", К-т 19 - 55 руб. - предъявлен к вычету "входной" НДС по оказанной услуге;
Д-т 70, К-т 73 - 360 руб. - погашена задолженность сотрудника путем удержания соответствующей суммы из его заработной платы.
Если организация не взыскивает с сотрудников суммы произведенных ими личных переговоров и не включает их стоимость в состав своих расходов для целей налогообложения, то отпадает необходимость в начислении ЕСН, поскольку согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются ЕСН выплаты, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль. На этом основании также не начисляются и страховые пенсионные взносы. Напомним, что данной нормой могут воспользоваться только плательщики налога на прибыль организаций. Предприятия, применяющие специальные налоговые режимы, такой льготы лишены.
Как уже отмечалось, оплата услуг мобильной связи должна быть включена в налоговую базу по НДФЛ на основании п. 2 ст. 211 НК РФ.
Что касается бухгалтерского учета, то сумма оплаты сотовой связи за сотрудника будет учтена в расходах организации. Таким образом, у организации возникает постоянная разница, которая приводит к возникновению постоянного налогового обязательства в соответствии с правилами ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", утвержденного приказом Минфина России от 19.11.02 г. N 114н.

Пример 4. ОАО "Интеграл" заключило договор с сотовым оператором о подключении к корпоративному тарифу. Сотрудник получил служебный сотовый телефон, подключенный по этому тарифу. В соответствии с заключенным с работодателем соглашением все звонки личного характера оплачиваются за счет предприятия. Организация является плательщиком налога на прибыль. Стоимость личных звонков сотрудников в состав расходов для целей налогообложения не включается. В соответствии с полученной от оператора распечаткой за июнь 2006 г. стоимость личных звонков сотрудника составила 412 руб., в том числе НДС - 63 руб.
В бухгалтерском учете общества сделаны записи:
Д-т 73, К-т 60 - 349 руб. (412 - 63) - отражена задолженность сотрудника по возмещению стоимости услуг связи в личных целях;
Д-т 19, К-т 60 - 63 руб. - отражена сумма НДС по приобретенным услугам связи;
Д-т 73, К-т 68, субсчет "Расчеты по НДС" - 63 руб. (339 руб. х 18%) - начислен НДС на оказанную сотруднику услугу;
Д-т 68, субсчет "Расчеты по НДС", К-т 19 - 63 руб. - "входной" НДС по оказанной услуге предъявлен к вычету;
Д-т 91, К-т 73 - 349 руб. - погашена задолженность сотрудника за счет собственных средств работодателя;
Д-т 70, К-т 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ" - 45 руб. (349 руб. х 13%) - исчислена сумма НДФЛ, подлежащая удержанию из доходов сотрудника;
Д-т 99, К-т 68, субсчет "Учет расчетов по налогу на прибыль" - 84 руб. (349 руб. х 24%) - отражено возникновение постоянного налогового обязательства.

 

Личные звонки - за счет звонившего

Было установлено, что сотрудник фирмы помимо служебных телефонных разговоров вел также и личные междугородные переговоры. Общая сумма по счету, полученному от оператора связи, составила 5900 руб. (в том числе НДС 18% - 900 руб.), стоимость личных междугородных переговоров сотрудника - 708 руб. (в том числе НДС 18% - 108 руб.) Фирма оплатила счет в полном объеме. Сотрудник внес компенсацию в кассу организации. Как учесть эти операции?
- Расходы на оплату услуг телефонной связи в бухгалтерском учете включают в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В налоговом учете при расчете налога на прибыль их учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Если установлен факт использования сотрудником фирмы телефона в личных целях, то можно поступить так. Первый вариант - учесть всю сумму по счету в составе расходов, а потом, когда сотрудник внесет деньги, включить внесенную сумму в состав доходов. Именно так посоветовал поступать Минфин, правда, при превышении лимита установленного для сотрудников на использование сотовой связи (письмо Минфина от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15). Однако в этом случае получается, что фирма либо реализует услуги связи, либо выступает в качестве агента между оператором связи и сотрудником, оплачивающим сверхлимитную разницу. Конечно, ни соответствующей лицензии, ни соответствующего договора у организации, скорее всего, нет. Да и письма Минфина носят лишь рекомендательный характер.
Поэтому можно воспользоваться вторым вариантом - не включать суммы за личные переговоры в состав расходов и, соответственно, в состав доходов. Обратите внимание: поскольку частично затраты на телефонные переговоры фирма не учитывает в расходах, то нельзя принять к вычету и соответствующую часть НДС. В этом случае бухгалтер фирмы может сделать такие проводки:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 60
- 4400 руб. ((5900 руб. - 900 руб.) - (708 руб. - 108 руб.)) - списаны расходы за пользование услугами связи;
Дебет 19 Кредит 60
- 792 руб. (900 руб. - 108 руб.) - отражена сумма НДС, предъявленного оператором связи по услугам связи;
Дебет 68 Кредит 19
- 792 руб. - принят к вычету НДС;
Дебет 73 Кредит 60
- 708 руб. - отражена задолженность сотрудника за личные междугородные телефонные переговоры;
Дебет 60 Кредит 51
- 5900 руб. - оплачены услуги связи оператору;
Дебет 50 Кредит 73
- 708 руб. - внесена сотрудником компенсация за личные междугородные телефонные переговоры.



наверх
© ООО "Капитал Аудит", При использовании материалов ссылка на сайт обязательна!